Back to the office – Wie Führungskräfte die Rückkehr ins Büro und die Zusammenarbeit im Team gestalten können

Die letzten zwei Jahre haben Führungskräften und Mitarbeitenden einiges abverlangt: Corona-Pandemie, Kontaktbeschränkungen, hybride Arbeit zwischen Homeoffice und Büro, digitale Kommunikation – die Liste ist lang. Was vor der Pandemie möglich war, war plötzlich nicht mehr greifbar. Die Zusammenarbeit zwischen Leitung und Team veränderte sich. Nach und nach bekamen Führungskräfte nicht mehr so viel mit: Der Plausch in der Kaffeeküche fehlte, der schnelle Austausch im Büro zu dringenden Themen und auch mal die private Nachfrage, wie denn das Wochenende war. Unsere Kommunikation richtete sich zunehmend auf fachliche Inhalte. Entscheidend hinzu kam, dass jede/r Mitarbeiter*in ganz individuelle Bedürfnisse und Themen hatte – manch eine/r kam gut mit der neuen Arbeitssituation zurecht, anderen fiel es schwerer, sich zuhause selbst zu organisieren und nicht im steten Kontakt mit den Kolleg*innen zu sein.

Nach der Aufhebung der Homeoffice-Regeln beginnt jetzt in vielen Unternehmen eine neue Zeit. Eine Zeit mit vielen Chancen und Möglichkeiten und mit flexibleren Arbeitsmodellen. Gleichzeitig aber auch mit Herausforderungen, die es wohlwollend und kraftvoll zu meistern gilt. Wie können Führungskräfte dem begegnen und wie können sie Mitarbeitende und Teams mit all ihren unterschiedlichen Erfahrungen und Bedürfnissen aus den letzten Monaten gewinnbringend leiten? Früher wurden private Themen, vor allem Fragen zur körperlichen und mentalen Gesundheit, in Unternehmen eher selten angesprochen. Jetzt ist aufgrund der flexiblen Homeoffice-Möglichkeiten auf einmal vieles räumlich, organisatorisch und zeitlich vermischt: Das Wohlergehen der Belegschaft rückt stärker in den Vordergrund – gerade weil man sich nicht mehr täglich sieht.

Wie Führungskräfte diese Situation produktiv nutzen können, haben wir für Sie zusammengestellt:

1. Holen Sie Ihre Mitarbeitenden da ab, wo sie stehen

Jeder Mitarbeitende hat sich in den letzten zwei Jahren in seiner eigenen Welt entwickelt – wo steht wer gerade, was beschäftigt wen? Tauschen Sie sich im Team dazu aus und teilen Sie Erfahrungen und Gedanken – das schweißt zusammen und fördert die Gemeinschaft. 

2. Organisieren Sie Zeit und Raum für das Miteinander
Wenn ihre Mitarbeitenden ins Büro kommen, möchten sie nicht nur „nebeneinander“ am Schreibtisch sitzen, sondern zusammenarbeiten. Außerdem brauchen sie den persönlichen Austausch. Beides will organisiert sein.

3. Die Neuorganisation zum Thema machen, nicht „laufen lassen“
Erarbeiten Sie zusammen mit Ihrem Team, was im Homeoffice gearbeitet werden soll und wozu sie die Präsenzzeiten nutzen.

• Vereinbaren Sie gemeinsam, wie und wann Sie die Präsenzzeiten organisieren.
• Stellen Sie die Notwendigkeit von gemeinsamen Präsenzzeiten für den Teamzusammenhalt heraus – und keinesfalls in Frage.
• Denken Sie gemeinsam im Team das Büro neu. Was brauchen Mitarbeitende jetzt für effektives Arbeiten? Manchmal haben kleine Veränderungen, z. B. das Umstellen von Schreibtischen, eine große Wirkung.

4. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Sicherheit und Vertrauen

• Nehmen Sie Bedenken und Ängste ihrer Mitarbeitenden ernst und gehen Sie darauf ein – das reduziert Ängste und Widerstände.
• Vermitteln Sie Sicherheit und Vertrauen, wo es nur geht. Verlässlichkeit ist einer der wichtigsten Bausteine für Vertrauen. Also: Bleiben Sie verlässlich und erreichbar.
• Halten Sie Ihre Mitarbeitenden gut im Blick und bleiben Sie in sehr regelmäßigem Kontakt.

5. Sorgen Sie aktiv für das Wir-Gefühl in Ihrem Team

• Das Wir-Gefühl braucht menschliche Nähe, mittelfristig geht sonst Bindung verloren.
• Sprechen Sie mit Ihrem Team über die Wichtigkeit und darüber, was sie gemeinsam und jeder Einzelne für das Wir-Gefühl tun können.
• Fördern Sie den Zusammenhalt und die Vernetzung in Ihrem Team.
• Persönliche Kontakte fördern die Motivation und heben die Stimmung.
• Etablieren Sie Team-Rituale, wie z.B. einen gemeinsamen Start in den Tag in Form eines informellen Zusammenkommens bei Kaffee & Tee.
• Verteilen Sie Aufgaben ‚überlappend‘, damit stärken Sie die Zusammenarbeit.

6. Nehmen Sie in Teamsitzungen die aktuelle Situation als Tagesordnungspunkt auf die Agenda

Reflektieren Sie die Zusammenarbeit regelmäßig mit Hilfe einer gemeinsamen Agenda und sorgen Sie damit für kontinuierliche Weiterentwicklung und gute Ergebnisse. Folgende Fragen können dabei hilfreich sein: Läuft die (Zusammen-)Arbeit gut? Welche Erfahrungen können beim Ausprobieren von neuen Wegen gemacht werden? Was kann optimiert werden? Wie ist das Befinden, welche Bedarfe gibt es?

7. Halten Sie in jedem Quartal gemeinsam mit Ihrem Team kurz inne und feiern Sie Erfolge

• Regelmäßig auf das zu schauen, was geschafft wurde, steigert Motivation und Vertrauen.
• Finden Sie einen Rhythmus, um Erfolge zu feiern.

8. Hybride Zusammenarbeit braucht klare und gute Kommunikation

• Sorgen Sie für eine gute aufgabenbezogene Kommunikation und höchstmögliche Transparenz.
• Förden Sie auch die nicht-aufgabenbezogene Kommunikation.
• Zeigen Sie sich als Führungskraft auch persönlich, seien Sie sichtbar.
• Wählen Sie für die hybride Zusammenarbeit die Medien zur Kommunikation situationsgerecht aus.

9. Fördern Sie auch das Selbstmanagement der einzelnen Mitarbeitenden

• Dies ergänzt sich hervorragend mit der Zusammenarbeit im Team: Machen Sie das Selbstmanagement zum Austauschthema im Team, wo alle voneinander lernen können.
• Unterstützen Sie einzelne Mitarbeitende, wenn Sie den Eindruck haben, dass sie sich selbst nicht optimal organisieren.

10. Achten Sie gut auf sich selbst

• Vergessen Sie nicht auf sich selbst achtzugeben und managen Sie sich selbst.
• Nehmen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse wahr und gehen Sie ihnen da, wo es möglich ist, nach.
• Bringen Sie sich auch als Führungskraft mit Ihren Wünschen ein.
• Etablieren Sie Ihre persönlichen Routinen im Umgang mit Stress.